Bisnis yang berkembang dan jumlah karyawan yang terus bertambah terkadang menyulitkan untuk membagi Sumber Daya Manusia (SDM). Itu sebabnya dukungan perangkat lunak HRIS diperlukan dalam situasi ini.
Dengan memilih perangkat lunak SDM yang bekerja dengan baik dengan operasi bisnis, Anda dapat mengelola pekerjaan SDM dengan lebih baik dan mendorong kepuasan dan produktivitas karyawan.
Tapi apa sebenarnya perangkat lunak SDM itu dan kapan dibutuhkan? Berikut penjelasan lengkapnya!
Apa itu perangkat lunak HRIS?
Perangkat lunak SDM merupakan sistem teknologi yang dikembangkan untuk mendukung pekerjaan SDM. Perangkat ini dapat mengolah dan menyimpan data karyawan dan mengintegrasikannya dengan administrasi, absensi, manajemen kinerja, dll yang berkaitan dengan kinerja karyawan.
Semua itu disimpan dalam satu bagian data yang terpusat, sehingga menjaga informasi tetap teratur dan mengotomatiskan tugas-tugas manual.
Perangkat lunak SDM memungkinkan Anda untuk melihat berapa banyak karyawan yang dibutuhkan pada waktu-waktu tertentu dalam setahun berdasarkan data historis sehingga sumber daya rekrutmen dapat dialokasikan. Intinya, tujuan utama dari software HR adalah untuk menyederhanakan alur kerja HR agar lebih efisien dan efektif.
Mengapa perusahaan membutuhkan perangkat lunak HRIS?
Meningkatkan produktivitas karyawan dan meningkatkan keuntungan perusahaan adalah dua hal umum yang diinginkan perusahaan. Keduanya dapat dicapai, salah satunya melalui penggunaan software HR.
Mengapa? Karena mampu mengotomatisasi tugas dan mengelola data, sehingga menghemat waktu yang berharga dan mengurangi manajemen dokumen yang rumit.
Dengan mengurangi dokumen dan merampingkan proses, perusahaan dapat mengubah peran manajer dan karyawan menjadi lebih strategis. Perangkat lunak SDM memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas tingkat tinggi, menghasilkan perencanaan yang lebih baik, pengambilan keputusan strategis yang lebih besar, dan peningkatan kepuasan kerja. Dimana pada akhirnya anda bisa meningkatkan keuntungan dari perusahaan tersebut.
Manfaat perangkat lunak HRIS untuk bisnis?
Semua aspek pekerjaan SDM, mulai dari orientasi hingga penghentian, dapat dilakukan dari lokasi terpusat dengan perangkat lunak ini. Setidaknya ada 3 manfaat utama software HR untuk bisnis.
- Sederhanakan pekerjaan administrasi
Banyak tugas administratif dapat diotomatisasi. Misalnya, digitalisasi dokumen, catatan data kehadiran, dan waktu luang untuk pemrosesan penggajian dapat dibuat dalam hitungan menit. Secara umum, perangkat lunak SDM mengakhiri pekerjaan yang berulang dan membosankan, membuat tugas-tugas penting ini lebih mudah bagi karyawan.
- Pusatkan data penting
Informasi tentang kehadiran, waktu istirahat, penggajian, kinerja, dan lainnya dapat disimpan dalam database terpusat. Data ini hanya dapat diakses oleh mereka yang memiliki izin yang diperlukan, memastikan keamanan data, privasi karyawan, dan kesiapan audit.
- Tingkatkan komunikasi
Perangkat lunak SDM biasanya menyediakan akses ke sistem obrolan internal untuk memfasilitasi kelancaran komunikasi antar karyawan. Diskusi dapat dimulai kapan saja oleh siapa saja. Dengan cara ini, tim Anda dapat berbagi ide, mengerjakan proyek, dan mendiskusikan strategi dengan lancar. Setiap kali pengumuman dibuat, karyawan akan menerima pemberitahuan.
Kapan perusahaan membutuhkan perangkat lunak HRIS?
Mungkin Anda masih bingung dengan indikator apa yang mengatakan sudah waktunya untuk berinvestasi dalam perangkat lunak SDM. Ini adalah beberapa indikasinya.
- Manajemen dokumen terlalu rumit dan memakan waktu
Formulir manual akan membuat tumpukan dokumen dan membuat divisi SDM menghabiskan sebagian besar hari untuk memilih kandidat, merekrut karyawan baru, atau memantau kinerja. Akibatnya, karyawan kelelahan dan pekerjaan mereka menjadi kurang efisien dan produktif.
- Kesalahan data yang sering terjadi
Jika Anda masih menggunakan proses manual, satu hal yang pasti: menghadapi banyak kesalahan manusia. Sayangnya, entri data manual, menggunakan beberapa sistem secara bersamaan, dan mengandalkan spreadsheet menyisakan banyak ruang untuk kesalahan yang berdampak negatif, seperti kesalahan penggajian.
- Pelaporan yang akuntabel dan transparan
Jika Anda masih mengandalkan pemulihan manual data dan informasi penting untuk membuat laporan, Anda membuat beban yang tidak perlu dan membuang waktu yang berharga.
Laporan manual dapat mempersulit analisis data dan tidak menunjukkan di mana kesalahan yang perlu ditangani. Tidak seperti perangkat lunak SDM yang secara otomatis menghasilkan laporan komprehensif.
- Mengakses informasi yang terlalu kompleks
Jika Anda masih menyimpan semuanya di beberapa sistem atau, lebih buruk lagi, di lemari arsip, maka Anda pasti memerlukan perangkat lunak SDM. Sebab, sistem penyimpanan seperti itu tidak memungkinkan untuk menyimpan file secara teratur dan keamanan data tidak terjamin.
Industri yang membutuhkan perangkat lunak HRIS?
Pada dasarnya, menggunakan perangkat lunak SDM cocok untuk usaha kecil dan besar yang ingin meningkatkan efisiensi operasi mereka. Tentu saja, sebelum memilih yang tepat, penting untuk melihat perangkat lunak mana yang paling cocok di industri perusahaan saat ini.
Jika perusahaan Anda termasuk dalam salah satu sektor ini, mungkin sudah waktunya untuk berinvestasi dalam perangkat lunak SDM.
Pembangunan
Pekerja konstruksi sering ditempatkan di beberapa lokasi pekerjaan, sehingga sulit untuk melacak kehadiran mereka satu lawan satu. Perangkat lunak SDM akan sangat berguna dalam mendistribusikan kepada pekerja, memastikan upah dibayarkan tepat waktu untuk memastikan pekerja tetap up to date pada kebijakan perusahaan.
Bank
Karena industri perbankan sebagian besar berbasis layanan, beberapa tantangan utama yang dihadapinya adalah mengelola orang sambil menavigasi risiko keuangan dan ekonomi.
Ketergantungan yang besar pada tenaga kerja ini menjadikan SDM sebagai prioritas dan perangkat lunak SDM dapat membantu merencanakan perekrutan, melatih karyawan saat ini, mengelola kinerja karyawan, dan melacak kebutuhan karyawan.
Diberkati
Pekerjaan di industri perawatan kesehatan akan terus tumbuh secara eksponensial. Fasilitas pelayanan kesehatan dan rumah sakit tentu membutuhkan banyak tenaga SDM. Perangkat lunak SDM yang tepat dapat merampingkan proses manajemen SDM melalui database Anda.
Keramahan
Dalam industri perhotelan, di mana rotasi tinggi dan mereka memiliki tim besar, penggunaan perangkat lunak SDM dapat memberikan efisiensi, transparansi, dan bahkan penghematan biaya. Alih-alih harus menghubungi HR untuk bantuan memverifikasi informasi penggajian atau mengajukan cuti, karyawan dapat menggunakan fitur layanan mandiri.
Modul dalam perangkat lunak HRIS
Menemukan perangkat lunak yang tepat untuk bisnis Anda bisa jadi menantang. Tetapi hal yang paling penting untuk diketahui adalah modul dan fitur apa yang dibutuhkan. Berikut adalah beberapa modul perangkat lunak SDM paling populer untuk dipertimbangkan.
Rekrutmen online: menangani semua proses rekrutmen seperti mengisi formulir, memposting lowongan pekerjaan, dan bahkan seleksi awal.
Manajemen izin dan lisensi: Menyederhanakan proses meminta dan menyetujui izin dan izin yang terintegrasi dengan jadwal tim.
Penggajian: mengotomatiskan perhitungan dan pembayaran gaji setiap karyawan, memotong pajak, mengirim penggajian ke setoran debit langsung ke akun.
Portal Informasi SDM: Penyimpanan data karyawan mulai dari nama, alamat, riwayat pekerjaan hingga evaluasi pekerjaan.
Job Tender: informasi tentang semua manajemen tugas, status kepada tim yang melaksanakannya
Layanan Mandiri Karyawan: Sistem layanan mandiri di mana karyawan dapat mengakses data pribadi atau mengelola hal-hal yang terkait dengan pekerjaan mereka.
Kemudahan manajemen karyawan dengan gtHR
Mengingat kompleksitas manajemen sumber daya manusia dan peran penting sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan, menggunakan aplikasi HRIS adalah pilihan terbaik. Sistem manajemen sumber daya manusia Gamatechno, yaitu gtHR, hadir sebagai solusi yang tepat untuk menangani masalah manajemen karyawan di perusahaan.
GTHR memiliki fitur-fitur hebat untuk kebutuhan bisnis, termasuk manajemen data master karyawan, mutasi dan transfer, manajemen waktu karyawan, kompensasi dan tunjangan, penggajian, rekrutmen, dan portal karyawan untuk memfasilitasi SDM dan akses bagi setiap karyawan.
Dengan dukungan GTHR, akan semakin memudahkan proses pengelolaan data karyawan, mengganti sistem manual dengan sistem komputer berbasis data sehingga dapat memudahkan akses analisis.
Kesimpulan
Seiring perubahan dunia dan tempat kerja, departemen SDM juga harus mengadaptasi teknologi terbaru untuk memenuhi kebutuhan karyawan dan organisasi.
Jika divisi SDM perusahaan Anda kesulitan mengelola dan memelihara SDM, maka inilah saatnya untuk mengeksplorasi perangkat lunak SDM yang dirancang untuk merampingkan proses bisnis. GTHR Gamatechno dapat membantu mewujudkannya.
Penggunaan gtHR tidak hanya mempercepat perolehan informasi, tetapi juga berdampak pada peningkatan layanan, baik bagi seluruh karyawan maupun bagi perusahaan.
Dengan bantuan perangkat lunak SDM, pencarian data dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, menunjukkan ringkasan data yang konsisten dan terperinci untuk kebutuhan pengambilan keputusan strategis, yang pada akhirnya akan berdampak pada peningkatan laba.