Software ERP Terbaik: Apa Bedanya dengan Software Akuntansi?
Jika Anda mencari software untuk digunakan di perusahaan Anda, Anda pasti akan menemukan dua jenis software, yaitu software akuntansi dan software ERP. Jadi mana yang harus Anda gunakan? Apakah software ERP terbaik lebih baik dari software akuntansi? Fitur apa yang terkandung dalam perangkat lunak ERP?
Pada artikel kali ini, saya akan menjelaskan persamaan dan perbedaan dari kedua program ini. Saya juga akan memberikan tips untuk dapat menemukan software ERP terbaik yang tepat untuk perusahaan Anda.
Definisi Perangkat Lunak ERP
ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning. Artinya software ERP digunakan untuk perencanaan dan penganggaran agar tujuan bisnis perusahaan dapat tercapai (biasanya berupa efisiensi dan keuntungan ). Sederhana, ya? Dan kata perusahaan berarti perusahaan yang sudah berskala besar.
Software ERP dapat diinstal pada server kantor Anda seperti software pada umumnya, dan juga dapat diinstal di cloud (tentunya ada biaya tambahan untuk layanan ini).
Karena software ERP diperuntukkan bagi perusahaan yang sudah cukup lama dan besar, tentunya harganya juga berbeda dengan software produktivitas perusahaan pada umumnya.
Harga ERP di Indonesia terikat mulai dari 100 jutaan , namun ada juga yang di bawah 100 jutaan. Tergantung pada perangkat lunak ERP yang Anda pilih, paket yang tersedia juga bervariasi.
Fitur yang harus ada di perangkat lunak ERP terbaik
Tentu saja, semua orang ingin menemukan ERP terbaik untuk digunakan di perusahaan mereka, termasuk Anda.
Dari pengalaman saya selama lebih dari 10 tahun di bidang perangkat lunak, poin terpenting yang harus dimiliki penyedia ERP adalah kemampuan perangkat lunak untuk disesuaikan dan diintegrasikan.
Terkadang Anda hanya menemukan bahwa ada fitur yang terlewatkan pada saat demonstrasi produk awal.
Bisa juga perusahaan Anda sedang mengalami pengembangan dan penambahan unit bisnis yang memiliki alur bisnis yang berbeda dengan yang telah dicakup dengan software ERP sekarang.
Jika Anda memilih vendor perangkat lunak ERP yang tidak dapat Anda sesuaikan, Anda sudah terjebak karena vendor Anda tidak dapat melakukan apa pun untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
Meskipun tujuannya adalah menggunakan ERP untuk menggabungkan semua operasi perusahaan dalam satu sistem.
Jika ternyata Anda juga harus menggunakan beberapa sistem terpisah dan membuat entri ganda ke dalam ERP lagi, Anda pasti merasa lelah karena proses ini rawan kesalahan dan memakan waktu.
Secara umum, perangkat lunak ERP memiliki modul-modul berikut:
- Akuntansi (bagan akun, laporan keuangan, rekonsiliasi bank)
- Pembelian (permintaan pembelian, pesanan pembelian, RFQ, perbandingan RFQ, dll)
- Penjualan dan CRM (data penjualan dan pelanggan)
- HRM / Penggajian (administrasi personalia, lembar waktu, penggajian, pengajuan lisensi, klaim biaya)
- Manufaktur (perintah kerja, perencanaan produksi, HPP produksi, dll)
- Biaya proyek (penganggaran proyek, penagihan, administrasi, dll)
- Dapat disesuaikan dan ramah integrasi
Seperti yang Anda lihat, perangkat lunak ERP dapat mencakup semua operasi bisnis Anda secara end-to-end, sehingga pengumpulan data dapat dipusatkan ke dalam satu perangkat lunak .
Tentu saja, ini akan membawa banyak manfaat baik bagi staf dan, tentu saja, bagi perusahaan yang menggunakannya.
Manfaat software ERP untuk perusahaan Anda
Sekarang, jelas bahwa ERP yang baik perlu disesuaikan. Software ERP juga biasanya lebih dari 100 juta. Lantas apa saja keuntungan yang bisa didapat dengan menginvestasikan uang sebanyak-banyaknya?
Berikut 5 manfaat terbesar yang akan dirasakan setelah berhasil menerapkan ERP.
Buat keputusan lebih cepat
Seberapa cepat perusahaan Anda akan merespons ketika dunia atau industri Anda berada dalam krisis? Apakah Anda terlambat dalam membuat keputusan karena Anda sedang menunggu laporan mendadak dari staf Anda?
Perangkat lunak ERP memungkinkan Anda untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan lebih cepat karena Anda mendapatkan akses ke data yang akurat dan terkini.
Ya, itu benar. Karena data dari semua divisi terpusat di satu tempat, Anda tidak perlu menghabiskan waktu secara manual menggabungkan data dari beberapa divisi. Semua data akan digabungkan dalam ERP secara otomatis dan real time.
Peningkatan produktivitas
Karena perangkat lunak ERP biasanya terintegrasi, banyak pekerjaan berulang dapat dihilangkan. Data hanya perlu dimasukkan sekali, dan data tersebut dapat mengalir dari satu pemisahan ke pemisahan lainnya secara otomatis.
Izinkan saya memberi Anda sebuah contoh.
Pesanan pembelian yang dilakukan oleh staf pembelian dapat dengan mudah diambil di bagian gudang pada saat penerimaan barang dari pemasok. Kemudian, bukti penerimaan barang akan diteruskan kepada staf keuangan secara sistemik untuk digunakan sebagai hutang. Staf Anda juga akan bersyukur bahwa pekerjaan Anda lebih cepat dan lebih mudah.
Buat pelanggan Anda senang
Seperti yang dikatakan orang, “Pelanggan adalah raja.” Terkadang pelanggan juga perlu mengubah pesanan mereka di tengah jalan. Tentu saja, Anda menginginkan pelanggan yang bahagia, jadi Anda mencoba memberi mereka apa yang mereka inginkan.
Dengan perangkat lunak ERP, karena Anda mendapatkan visibilitas penuh ke semua divisi seperti penjualan, pembelian, gudang, dan piutang, Anda dapat dengan mudah mengelola perubahan tersebut dan tetap mengirimkan semua pesanan Anda tepat waktu dan bebas kesalahan .
Dengan pelayanan yang baik seperti itu, pelanggan Anda akan melakukan repeat order terus menerus dan merekomendasikan perusahaan Anda kepada rekan kerja mereka!
Meningkatkan laba perusahaan
Tim Anda dapat menjual lebih cepat dan lebih baik. Dengan akses real-time ke stok perusahaan, tim penjualan Anda dapat menawarkan dan memesan saat bepergian bahkan saat Anda berada di luar kantor.
Dengan mengelola pengeluaran dengan baik dan menghemat waktu dari efisiensi yang lebih besar, tim Anda dapat memperoleh lebih banyak dengan jumlah sumber daya manusia yang sama.
Hasil? Return on investment (ROI) meningkat dan laba perusahaan meningkat. Biaya operasional juga bisa ditekan. Menangkan solusi win.
Keamanan data
Seiring pertumbuhan bisnis Anda dan karyawan tumbuh, Anda ingin membatasi akses karyawan ke data yang mereka butuhkan.
Misalnya, divisi penjualan tidak perlu mengetahui tentang harga beli yang dipegang oleh divisi pembelian.
Perangkat lunak ERP memungkinkan Anda untuk memberika
n hak akses terpisah kepada karyawan sesuai dengan posisi mereka, bahkan jika data terpusat dalam satu aplikasi.
Jika seorang karyawan berhenti, mereka dapat dengan mudah membatalkan akses mereka ke sistem. Ini juga memiliki log aktivitas yang dapat mengaudit aktivitas stafnya di dalam sistem, untuk memastikan bahwa pengguna tidak mencoba mengambil data sensitif perusahaan bersamanya.
Apa perbedaan antara ERP dan software akuntansi?
Ok, ERP tampaknya sangat lengkap dan bagus. Untuk apa saya mencari software akuntansi?
Sebenarnya, software akuntansi khususnya di Indonesia bukan hanya software akuntansi murni saja.
Hampir semua software akuntansi di Indonesia dapat mencatat alur bisnis pembelian, manajemen stok, penjualan, dan akhirnya penggantian piutang.
Biasanya software akuntansi juga lebih terjangkau, jadi jika Anda tidak membutuhkan fitur kustomisasi dan integrasi, Anda bisa melihat daftar harga software akuntansi populer di Indonesia untuk dipertimbangkan.
MASERP sendiri merupakan software ERP dengan akuntansi pada intinya (artinya lebih kuat dalam fitur akuntansinya).
Oleh karena itu, MASERP adalah perangkat lunak yang dapat disesuaikan dan diintegrasikan dengan sistem lain.
Perangkat lunak Mejor ERP: SAP?
Jika Anda sudah memiliki pengalaman bekerja di perusahaan multinasional, tentu anda sudah tidak asing lagi dengan nama SAP.
Ya, benar, SAP adalah ERP paling terkenal dan paling banyak digunakan di perusahaan internasional seperti Apple, BMW, Coca Cola, Dell, Hewlett-Packard (HP) dan banyak lagi.
Setiap fitur yang diinginkan perusahaan Anda, pasti dapat dilakukan oleh tim dalam software SAP.
Dengan brand yang begitu kuat, tentunya SAP juga mematok harga yang tinggi untuk implementasi in-house.
Hanya contoh sederhana untuk produk SAP ECC membutuhkan minimal 2 miliar rupee dan sekitar 1 tahun untuk menerapkan sistem.
Jadi, jika Anda adalah perusahaan menengah yang sedang berkembang, tidak bisakah Anda mendapatkan ERP yang bagus?
Tidak setiap bisnis membutuhkan SAP. Kompatibilitas dengan software ERP sebenarnya tergantung dari ukuran perusahaan Anda.
Jika SDM Anda belum siap menggunakan SAP (dan banyak perusahaan di Indonesia
belum siap), SAP hanya akan menjadi rintangan yang mahal dan akhirnya gagal dalam implementasi.
Cara memilih perangkat lunak ERP terbaik
Untungnya, banyak vendor perangkat lunak ERP lainnya dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda dengan harga yang lebih terjangkau.
Bagaimana cara menemukan penyedia ini? Berikut adalah beberapa tips untuk memfilter vendor perangkat lunak ERP untuk dihubungi.
Mendukung kustomisasi dan integrasi
Seperti yang telah saya tekankan sebelumnya, kebutuhan perusahaan yang sedang berkembang akan berubah setiap saat, dan Anda tentu ingin menghindari penggunaan beberapa program berbeda untuk menutupi kekurangan dalam perangkat lunak ERP yang kaku dan tidak dapat diubah.
ERP “buruk” adalah perangkat lunak yang harus Anda ganti hanya dalam 3 tahun. Sebaliknya, ERP yang baik harus dapat digunakan selama minimal 7 tahun.
Jika vendor perangkat lunak ERP tidak menerima penyesuaian, Anda harus memprioritaskan memanggil vendor yang dapat menerima penyesuaian terlebih dahulu.
Pilih pemasok berpengalaman di industri Anda
Menemukan vendor yang berpengalaman akan mempercepat waktu implementasi perangkat lunak ERP Anda.
Anda juga akan lebih percaya diri karena supplier sudah memahami permasalahan yang sering dialami oleh perusahaan yang bergerak di industri sejenis, sehingga mereka dapat merancang solusi yang tepat untuk perusahaan Anda.
Jika Anda menemukan vendor yang berpengalaman di industri Anda, pastikan untuk meminta referensi dari beberapa pelanggan mereka untuk menemukan pengalaman dalam implementasi perangkat lunak ERP .
Kompatibel dengan perangkat seluler
Jika Anda menemukan penyedia ERP yang cocok, tetapi perangkat lunak hanya dapat diakses melalui komputer, itu berarti perangkat lunak tersebut tidak lagi up to date.
Di era digital dan mobilitas tinggi saat ini, orang ingin mengakses data mereka kapan saja dengan mudah.
Anda harus memilih perangkat lunak ERP yang fleksibel untuk diakses dari berbagai perangkat, tetapi juga memastikan keamanan data itu.
Tampilan yang mudah digunakan
Jika perangkat lunak pilihan Anda memerlukan pelatihan berbulan-bulan untuk bangun dan berjalan, Anda akan mengalami masalah jika ada perubahan staf dan Anda harus melatih staf baru.
Anda tidak ingin menunggu berbulan-bulan untuk menunggu staf Anda menjadi produktif, bukan?
ERP yang baik memiliki desain yang mudah dipahami. Setidaknya lakukan hal-hal dasar yang bisa Anda lakukan sendiri tanpa diajari.
Anda juga dapat dengan mudah mengakses informasi yang Anda butuhkan, tidak perlu banyak klik untuk menampilkan data yang Anda inginkan.
Kesimpulan
Sekarang Anda tahu kriteria perangkat lunak ERP terbaik dan juga manfaatnya.
Jika bisnis Anda telah berjalan selama bertahun-tahun tanpa bantuan perangkat lunak ERP, Anda mungkin berpikir seperti ini: “Apakah saya benar-benar membutuhkan perangkat lunak ini? Atau hanya biaya?”
Perusahaan yang Anda mulai dari awal, yang menghasilkan begitu banyak dan mungkin telah mengubah hidup Anda, sekarang terbatas dalam pengembangannya oleh sistem informasi yang tidak memadai.
